正如我们在上一期 Vol. 中介绍的那样。 1 、2005年推出的ECM（企业内容管理）虽然很前沿，但是却很少被定位为公司范围的内容管理基础设施。这意味着文件服务器和 NAS（网络附加存储）等老式的“电子文件存储”系统可以继续按原样使用。
此后，出现了两个转折点。一是“制度现代化”趋势。我们将从提高业务效率、业务连续性计划（BCP）措施、降低成本等角度出发，对老化的系统进行革新并迁移到云端。在这种情况下，有采用SaaS的情况，也有在IaaS或PaaS上开发并运行独特的系统的情况，但内容管理的方式发生了怎样的变化？对于前一种情况，使用各系统所具备的“内容管理”功能已经变得很普遍。例如，您可能采用 Salesforce 作为您的 CRM（客户关系管理）并使用 Salesforce 的“文件存储”。在后一种情况下，使用 IaaS/PaaS 提供的云存储已成为典型。例如，您可能在 AWS（Amazon Web Service）上运行应用程序并使用 Amazon S3 作为文件存储位置。
第二个趋势是客户接触点的数字化。迄今为止，与客户和业务伙伴之间的信息交换都是通过邮件或传真进行的，但现在已转移到网上，以“客户门户”等渠道作为接触点，旨在 赌博数据 提高服务质量和增加客户满意度。 2020年起作为抗击疫情的举措，主题改为“非面对面”，数字化进程持续推进。那么内容管理怎么样？也就是说，这里也和第一次的“系统现代化”一样，使用“各个系统的功能”或“云存储”来管理内容。
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图1 系统现代化和客户接触点数字化趋势导致的内容管理方法发生变化
非例行业务领域内容管理的两个转折点
内部业务系统和外部客服系统可以说是为特定任务或用途而设计的“例行任务”，但说到“内容”，值得注意的是，它也可以用于“非常行任务”，因为它可以由人创建并根据需要与他人共享，甚至超出指定的任务或用途。从这个角度来看，有两个转折点。
一是“工作方式改革”的趋势。 《工作方式改革法》于2018年6月制定，并将于2019年4月起分阶段实施。受此影响，远程办公人员无法访问文件服务器等成为远程办公和移动办公瓶颈的IT环境问题逐渐显露出来。这使得在云端提供数字化工作场所的“生产力工具”成为人们关注的焦点。越来越多的组织正在采用 Microsoft 365、Google Workspace 等，而 2020 年开始的疫情进一步加速了这一趋势。然而，由于这些工具主要供公司内部使用，“附件电子邮件”仍然是与公司外部共享信息的主流方式。为了避免附件发错的风险，采取了“PPAP方式”（将文件转换成加密的ZIP文件作为附件发送，密码稍后再发送），但这不仅效率低下，还带来了文件无法在智能手机上打开等不适合远程办公时代的新不便。
另一个问题是“影子 IT”的猖獗，即无法通过电子邮件发送的大文件通过 USB 记忆棒（出于安全原因禁止使用）或免费的个人工具进行共享。出现的第二个新的IT改进主题是“加强信息安全”。为了根除“电子邮件附件”、“USB 记忆棒”和“影子 IT”，我们在上一卷中介绍的 EFSS（企业文件同步和共享）的采用。 1、一直在增加。当时，似乎许多客户引入 Box 就是为了这个目的。
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图2. 工作方式改革与信息安全强化带来的内容管理方法的变化
重复局部优化导致的信息孤岛
这导致内容管理向云端转移。但请看图 2 的右侧。每个方块都使用不同的系统来管理内容，导致信息被“孤立”。这是为了解决每个区块中每个区块的问题和主题而反复进行部分优化的结果，并且是由于决定“仅使用我们引入的系统和工具的文件存储功能”而不考虑内容管理而导致的。如果无法找到某些东西的问题（如图 3 所示）变得普遍，那么罪魁祸首就是信息孤岛。
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图 3 信息孤岛：“该文档去哪儿了？”
这个问题的棘手之处在于，即使那些认为“没关系，因为可以在我的公司找到信息”的人也不能放心。未来将有很多机会考虑引入新服务，例如遵守《电子簿记法》，这意味着每次都有可能产生新的“孤岛”。毫不夸张地说，如果我们不尽快采取行动，这个问题在不久的将来肯定会发生。
需要采用独立的方法进行内容管理
为了避免“信息孤岛”，需要在单一、独立的平台上管理内容。比较图 4 中的左图和右图，计算每张图片中有多少个绿色和蓝色的“内容图标”。在左图中，内容分散在多个系统中，但在右图中，内容以第 14 卷中介绍的“以内容为中心”的方式在一个地方进行管理。 1. 在 Box，我们解释了内容管理的必要性。
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图4 “内容平台”的必要性
Box 成为优秀内容平台的 4 个理由
Box可以说从四个方面满足了实现“内容平台”的要求。
首先，Box 是一家“中立”供应商，拥有自己的合作伙伴生态系统，使其能够与 1,500 多个第三方解决方案集成。请看图4右侧的示意图，左下角框中的“公司”所有人都在使用Microsoft 365，然而在如今的多云时代，右下角框中的“业务合作伙伴”使用Google的情况却很常见。 Box 与 Microsoft 和 Google 集成，因此无需使用相同的工具。您可以创建一个世界，让利益相关者可以使用他们最喜欢的工具进行交流，并且内容将汇集在一个中央框中。我们稍后会在“如何使用 Box”部分更详细地介绍与特别受欢迎的 Microsoft 365 的集成功能。
第二个原因是它配备了各种各样的 API 和 UI 组件，可以模块化 Box 屏幕，从而简化系统集成。这是我们在上一卷中介绍过的功能。 1“可以用作中间件，就像ECM一样”，我们将这种机制称为“Box Platform”。可以无缝集成您自己定制开发的业务系统、客户门户等，
第三个优势是安全性强。 Box 配备了各种与安全相关的功能，从细分访问权限和双因素身份验证的能力到通过电子邮件域限制访问的能力、限制可使用的设备的能力以及检测威胁的能力。将这些功能与集中内容管理的概念相结合意味着统一的安全策略和简化的用户教育。如果无法集中管理，安全性较弱的地区可能会发生信息泄露的风险。此外，当使用多种安全工具时，教育用户如何使用它们会变得复杂且毫无意义。因此，由于配置错误，可能会发生数据泄露。从这个角度来看，集中管理的概念也很重要。
最后一个是无限容量计费系统。如果概念是“集中管理公司的所有内容”，但总内容容量有限制，或者超过限制会产生额外费用，这将是矛盾的。自 2005 年成立以来，Box 一直提供无限容量许可证，以确保其理念和计费系统的一致性。
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图 5 为什么框 - 四个视角
如何使用 Box ~ 使用 Box + Microsoft 365 集成更智能地工作
使用 Box for Office Online，您可以直接在 Web 浏览器中编辑 Box 中管理的 Office 文件（例如 Excel、Word 和 PowerPoint），而无需下载它们。由于多个用户可以同时编辑同一个文件，因此无需担心文件还原或每次锁定文件的麻烦，从而让您可以智能地编辑文件。编辑后的保存和版本管理均自动完成，有助于防止忘记保存等粗心大意的错误。此便捷的同时编辑功能现在可通过 2023 年 7 月发布的 Box for Microsoft Office 桌面应用程序在 Excel、Word 和 PowerPoint 的桌面版本中使用。
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图 6 使用 Box for Office Online 进行编辑的步骤
Box + Microsoft 365 具有多种功能，包括与 Office Online、Teams 和 Outlook 的集成，我们看到越来越多的客户在单独的部门中使用这两项服务：“M365 用于通信，Box 用于内容管理”。如果您有兴趣，请点击下面的“更多详细信息”。