Краткое изложение того, как избежать этих ошибок:
Posted: Tue Dec 24, 2024 6:26 am
Некоторые люди склонны перегружать свои электронные письма объяснениями или добавлять ненужные подробности. Хотя важно быть подробным, краткое изложение своих мыслей в ясной и структурированной манере является ключом к надлежащему этикету электронной почты . Длинные электронные письма часто теряют внимание читателя и могут скрыть ключевое сообщение.
Почему это происходит:
Люди беспокоятся, что могут предоставить недостаточно Финансовый директор по рассылке информации, поэтому они компенсируют это, добавляя слишком много подробностей, особенно в последующих электронных письмах.
Как этого избежать:
Сосредоточьтесь на главном, что вы хотите передать. Кратко упомяните контекст в первом письме , а затем предоставьте необходимые детали в структурированном виде. Использование маркированных пунктов для разбивки вашего сообщения облегчает получателю понимание. Если требуются дополнительные детали, вы всегда можете отправить еще одно письмо или предложить позвонить. Вы всегда можете выполнить тест размещения в папке «Входящие», чтобы развеять сомнения и убедиться, что ваше письмо всегда попадает в основной почтовый ящик.
5. Неспособность адаптировать тон к ситуации
Другая распространенная ошибка — использование одного и того же тона во всех контекстах электронной почты, независимо от того, пишете ли вы менеджеру по найму , коллеге или клиенту. Адаптация тона в зависимости от получателя и ситуации является основным элементом профессиональной коммуникации. Например, электронное письмо менеджеру по найму должно иметь более формальный тон по сравнению с внутренним письмом между коллегами.
Почему это происходит:
Люди беспокоятся, что могут предоставить недостаточно Финансовый директор по рассылке информации, поэтому они компенсируют это, добавляя слишком много подробностей, особенно в последующих электронных письмах.
Как этого избежать:
Сосредоточьтесь на главном, что вы хотите передать. Кратко упомяните контекст в первом письме , а затем предоставьте необходимые детали в структурированном виде. Использование маркированных пунктов для разбивки вашего сообщения облегчает получателю понимание. Если требуются дополнительные детали, вы всегда можете отправить еще одно письмо или предложить позвонить. Вы всегда можете выполнить тест размещения в папке «Входящие», чтобы развеять сомнения и убедиться, что ваше письмо всегда попадает в основной почтовый ящик.
5. Неспособность адаптировать тон к ситуации
Другая распространенная ошибка — использование одного и того же тона во всех контекстах электронной почты, независимо от того, пишете ли вы менеджеру по найму , коллеге или клиенту. Адаптация тона в зависимости от получателя и ситуации является основным элементом профессиональной коммуникации. Например, электронное письмо менеджеру по найму должно иметь более формальный тон по сравнению с внутренним письмом между коллегами.