沟通计划：清单模板
此清单包含传递消息之前需要检查的所有要点。如果作为项目经理，您能够跳出固有的思维模式，并用个人信息填补空白，那么几乎在任何情况下都可以做到这一点。
为了帮助您，每个步骤都基于一个在继续之前应该回答的问题。
1. 确定沟通的期望结果
问题：我希望我的信息的收件人得到什么结果或采取什么行动？
在撰写消息之前，您应该首先明确想要通过它实现什么目的。它的目的是当项目出现意外挫折时，立即得到某个接收者的回应，还是每周进行一次状态更新，告知利益相关者项目正在按计划进行？
在第一种情况下，您应该向收件人提供明确的说明，以便他们知道该做什么以及后续会议的时间。在第二种情况下，可能不需要答案。
2. 确定适当的沟通渠道
问题：我可以使用哪些沟通渠道来最快速、最有效地接触目标受众？
这取决于你是否例如例如，如果开发人员向其开发团队发送内部备忘录或向客户发送状态更新，则每种情况都需要不同的渠道。
开发团队可能习惯于通过协作工具接收消息，而项目管理软件可能内置有安全通道，可以与外部利益相关者进行沟通。
这些期望和渠道应该记录在项目启动会议上，并始终遵循。
如果您一周通过电子邮件发送状态更新，下一周通过协作工具发送，下一周通过短信发送，您将会让收件人感到困惑并有可能失去他们。
3. 确定所需的利益相关者（接收者）
问：这条信息是针对谁的？
如果您要求两名员工在周末加班以满足重要的截止日期，则不必将电子邮件发送给整个公司。
然而，如果团队发现了危险的产品缺陷，需要尽快向公众报告，则必须遵循完全不同的协议。
在这两个例子中，目标受众截然不同，因此您需要在发送电子邮件之前确定您想要与谁沟通。
如果此类电子邮件不断发送给错误的人，他们最终将不再阅读它们。当您真正需要与他们沟通时，这反过来会导致问题。
另一个具有威慑力的例子是员工总是点击“回复全部”，从而向收件箱发送垃圾邮件。
4. 确定吹口
问题：哪位团队成员最有
信息的目标受众应该能够信任并依赖其内容。
这就是为什么你不会要求实习生告诉利益相关者，团队花了一年时间在做的百万美元项目要花费两百万美元，而且要一年后才能完成。
相反，来自国外的创始人兼首席执行官无需飞到德国去开游乐园的夏日盛典。
如果信息涉及预算，则应由最了解该领域项目工作人员传达。如果是软件代码，首 喀麦隆电报数据 席程序员应该公布它。当实习生的联谊聚会即将到来时，在公司工作时间最长的实习生可以告知自己的同事。
5. 及时准备并传递信息
问：信息是否清晰、简短并且符合事实？何时需要发送以便收件人能够采取相应行动？
最后！ 一切准备就绪后，现在到了沟通的时候了。
此阶段包含起草、编辑、校对讯息等数个步骤。关于企业沟通这一主题已经有很多书籍，有些人虽然完成了多个学位课程但并未掌握该学科，因此我们甚至不会尝试在这里提供写作技巧。
我们只是想指出一遍又一遍检查信息是多么重要——不仅要检查拼写和语法，还要检查语气。
媒体上有很多公司在这方面搞砸了，导致形象和成本遭受重大损害的例子。即使是在发送给三个人的内部备忘录中，一个严重的拼写错误或不敏感的评论都可能造成巨大损害。
除了内容之外，时机也至关重要。